DEPARTAMENTO DE COMPRAS

En la organización moderna el agente de compras procura obtener la calidad especifica por el departamento de ingeniería o de diseño, y la cantidad especifica por la planeación o producción  la mayor parte de las compras tienen su punto de partida en el control de inventarios que lleva el encargado del balance de almacén.

constantemente hay que decidir, si comprar o fabricar una parte dada, y la decision  en cualquier caso, se vera afectada por las condiciones del mercado y por las del taller, tomando en cuenta por un lado la necesidad que haya del producto y la posibilidad de incluirlo en la producción  y por el otro lado la convivencia de mantener fuentes externas de aprovechamiento para el futuro. Asi el costo del material comprado es una consideración importante que influye en la autoridad del departamento de compras.

 LAS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

la fucion del departamento de compras es proveer a la empresa los materiales y demás provisiones requeridas cuando y donde sean necesarios a un precio acorde con las condiciones prevalecientes.

LAS FINALIDADES PRINCIPALES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS PODRÍAN RESUMIRSE COMO:

1. obtener los materiales provisiones y servicios que se necesiten de la calidad y del tipo que se requieran con la oportunidad necesaria.

2. conseguirlos al mas bajo costo posible sin violar los buenos principios comerciales y con procedimientos éticos.

3. informar a la gerencia sobre las economías que puedan obtenerse al fabricar una pieza en vez de comprarla, o, en otros casos, comprando en vez de fabricar.

Para realizar estos fines el departamento de compras deberá ejercer funciones mas detalladas, como sigue: 

1. Entrevistar a los vendedores aun cuando de momento no se vaya a comprar, mantenimiento, así un contacto importante con los posibles proveedores.

2. Formular especificaciones, o cuando menos, cooperar a su determinación final.

3. Obtener cotizaciones para las compras importantes, comparar las que se reciben, y otorgar el pedido de acuerdo con las normas de la empresa.

4. Comparar directamente los artículos de menor importancia que no ameriten cotizaciones previas o concurso.

5. Formular normas departamentales y participar en la formulación de las normas de la compañía relacionadas con compras y con las relaciones publicas que pueden afectarlas.

6. Revisar (o cerciorarse de que se revisan, si esto lo que hace otro departamento, de inspección  por ejemplo) la cantidad y calidad de las compras recibidas.

7. Estar pendiente de todas las compras para cerciorarse de que se reciben en la fecha prometida.

8.aprobar todas las facturas para su pago.

9. Estar pendiente de los nuevos adelantos en los procesos o en los materiales y someterlos a la atención de los superiores responsables del asunto en cuestión.

10. Llevar registros adecuados de los proveedores y del tipo y formalidad de cada fuente de abastecimiento.

11. Estudiar las tendencias económicas de determinadas mercancías así como de los negocios en general.

Los agentes de compras han desarrollado una actitud profesional muy digna en su asociación. La sociedad nacional de agentes de compras.

ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

 La organización de cualquier departamento debe ser una respuesta natural ala función que va a desempeñar. Frecuentemente  las personalidades y no la función controlan la estructura de la organización.

Esto no significa que no debe entrevistar a los vendedores que presentan productos nuevos desconocidos.

Pero permitir que todo el que se tiene algún interés espacial intervenga en los asuntos del departamento de compras viola el principio fundamental de la funcionalización. La centralización de las compras en el departamento de compras no elimina la tencion de aceptar el cohecho, pero reduce el número de personas que lo pueden aceptar.

A cargo del departamento de compras generalmente se encuentra un agente de compra, este se reporta al presidente, o en empresas, muy grandes, a un comité de compras. En las empresas medianas el jefe de compras puede ocupar la misma posición que tiene en las grandes empresas, sin embargo, es más frecuente que se reporte al gerente general.

Los departamentos de cmpras mas grandes están muy funcionalizados, en estos casos, en general, hay un agente de compras. Un ayudante del gerente de compra, varios compradores, empleados de archivos, taquígrafos, y mecanógrafos, encargados de tráfico, encargados de control y seguimiento e ingeniero de material según la cantidad y magnitud de las compras que se hagan.

COMPRA CENTRALIZADA VS COMPRA DESCENTRALIZADA EN LA OPERACIÓN DE PLANTAS MULTIPLES.

La General Motors ha popularizado la frase “responsabilidad descentralizada con centro, coordinado”. La norma de la General Motors es comprar centralmente aquellos artículos de mayor importancia que pueden adquirirse mas ventajosamente por la matriz. La centralización de las compras también facilita el traslado de las existencias excesivas de una planta a otra. Se puede mantener la coordinación cuando el departamento central de compras prescribe la rutina y procedimientos generales pero permite a la unidad local ejercer su propósito  criterio en los asuntos locales.

LA AUTORIDAD DE COMPRA.  La autoridad del departamento de compras sobre los gastos deberá ser limitada. Exigir todas las compras sean aprobadas previamente por la dirección de finanzas de la empresa, restringe seriamente el funcionamiento del departamento de compras. Sin embargo hay un presupuesto general se puede formular presupuestos de compras muy efectivos, que evitaran que las existencias se excedan por compras inoportunas o por errores en las tarjetas de balance de almacén.

NORMAS DE COMPRA. Un agente de compras activo deberá participar en la formulación de las normas de compras y podrá der el indicador de muchas de ellas.

Algunos otros asuntos, tales como solicitar diferentes cotizaciones en concurso, dar el pedido al que cotice más bajo, o fraccionar una orden muy grande aun cuando pueda surtirla un solo proveedor, implica decisiones que exigen un criterio muy fino y pueden o no, dejarse al arbitrio del departamento de compras.

Compras reciprocas. Se refiere a la costumbre de comprar un producto porque su fabricante o intermediario a su vez compra el producto fabricado por la empresa del agente de compras.

Comprar de acuerdo con las necesidades inmediatas. Este sistema es bueno cuando no se lleva a los extremos. Tiene ventajas tanto sociales como económicas. Algunas de las ventajas que se le atribuyen son:

     Se produce el inventario de materiales en existencia y se libera el capital inventariado para otros fines.

     Los requisitos planeados de la producción, se sincronizan mas fácilmente co las compras.

     El comprador está en condiciones de aprovechar cualquier situación favorable que se presente en el mercado

Algunas de las ventajas de comprar de acuerdo con las necesidades inmediatas, son:

      Esos costos por unidad en las compras son más altos porque no se aprovechan los descuentos que se obtienen al comprar en grandes cantidades

      Los costos de  distribuidor son mayores debido a: (a) un mayor número de ventas para alcanzar los mismos resultados- el costo de efectuar una venta de gran volumen es bajo o igual al de una venta menor.

     En algunos casos las altas y bajas de temporadas de vuelven mas pronunciadas

METODO DE COMPRA. Una de las clasificaciones más frecuentemente citadas de los diferentes métodos de compra, es la de L.P alford, que es como sigue:

1.   Compras estrictamente por requisición

2.   Compras para un periodo futuro especifico.

3.    Compras aprovechando el mercado.

4.    Compras a futuro

5.    Compras por contrato.

6.    Compras en grupo de artículos pequeños.

7.    Compras según yun calendario de compras.

Comprar por requisicion es comprar solamente cuando se necesita y en las cantidades necesarias.

En este caso la función principal del departamento de compras es conocer los abastecimientos de firmas serias. Los abastos se compran a menudo para periodos futuros especificados.

Las compras aprovechando el mercado exigen un cuidadoso estudio de las tendencias generales del mercado y comprar los materiales que se necesiten tomando en cuenta los probables cambios y permanencias  del mercado.

Las compras a futuros están muy generalizadas entre los consumidores o fabricantes de telas de algodón y en los últimos años también entre consumidores de plata.

Cuando se a comprado por contrato acero y carbón, fijando un precio variable por tonelada, que depende de los salarios a los trabajadores, y que se estupula en el texto del contrato.

El encargado del saldo en un almacén o algún otro empleado que haga requisiciones al departamento de compras puede ser muy útil al agrupar estas requisiciones.

CALENDARIO DE COMPRAS. Este sistema e compras se encuentra íntimamente relacionado al control cuidadoso de la producción. Extiende a los proveedores algunas de las ventajas del control de producción permitiéndoles planear su producción y controlar su calidad mas efectivamente.

ESPECIFICACIONES DE COMPRAS. Las especificaciones son absolutamente indispensables si el producto ha de ser standard y si se van a solicitar ofertas de varios proveedores para hacer comparaciones.

Los requisitos únicos son la selección cuidadosa de las especificaciones y la inspección meticulosa del producto en el momento de recibirlo.

Algunas veces las especificaciones no las fija ni el comprador ni el proveedor sino el mercado, especialmente con productos sujetos a cotización general, tales como algodón crudo en pacas, hilaturas y telas de algodón y madera.

SELECCIÓN DE PROVEEDORES.  Además de observar las cortesías acostumbradas al entrevistar proveedores y la ética comercial mas estricta al otorgar los pedidos, el agente de compras necesita llevar sus productos, durante los periodos de escasez de materiales.

INICIACION DE LA REQUISICION DE COMPRA.

Para fines de registro, los materiales regularmente empleados en la producción están generalmente bajo el control de un empleado que lleva las tarjetas de salarios en existencia.

SOLICITACION DE OFERTAS O COTIZACIONES. Para ciertos strandard que se compran en grandes cantidades u otros artículos que se compran de acuerdo con especificaciones, a a menudo es conveniente obtener cotizaciones.

 Cuando el departamento de compras funciona satisfactoriamente, la orden se entregara al que cotizo el mejor precio, ya que el departamento no solicitara ofertas de un proveedor que no sea serio.

COLOCACION DE LA ORDEN DE COMPRA:

La orden de compra se hace generalmente con dos o tres copias , según el número exacto que satisfaga las necesidades de la compañía, algunas de los usos de estas copias son los siguientes:

<     El original o la copia para proveedor que se le envía.

       Se guarda una copia en el departamento de compras y se archiva por el número de pedido para utilizarla como referencia

      Se envía una copia al almacén o el departamento que reciba la mercancía como notificación de que debe estar pendiente de la entrega.

      Se envía una copias al departamento que inicio el pedido

      Se envía una copia al departamento de contabilidad.

     Se envía unas copias al empleado o división del departamento de compras encargado del control y seguimiento.

       Se envía unas copias al departamento de inspección.

SEGUIMIENTO, RECIBO E INSPECCION. Frecuentemente el agente de compras se encarga del seguimiento (estar pendiente de la entrega y demás)

Ya sea el almacén o departamento de recepción o el de inspección si lo hay deberán notificar al comprar si la calidad, cantidad y estado de los materiales recibidos fue satisfactorio.

ARCHIVOS DE COMPRAS el agente de compras necesita muchas información para poder comprar bien y para asegurarse de la entrega de los materiales cuando estos se necesiten.

Deberá entender la organización de la planta y oficinas de ventas, los nombres de las personas con quienes haya que tratar, las cuotas de fletes, las condiciones que sean necesarias cobre fletes, entre el punto de embarque y la planta.

Los archivos de compras comúnmente se llevan de tres maneras a saber, por el nombre de la firma, por artículos y por órdenes de compra.  Los requisitos de compras efectuadas pueden duplicarse parte de esta información se encontrara más fácilmente como cotización o como orden de compra, según se requiera en el momento.

Estas anotaciones comprenden “aprobado para su pago”, “distribución de gatos” y “recibo parcial”.

De esta manera se recuerda, a intervalos preestablecidos, al miembro del cuerpo de compras encargado que este pendiente del pedido antes de que el material se necesite efectivamente en la planta.